En ARCHIBOX, la Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente; revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.

Es integral porque se resuelven dudas sobre cada aspecto que compone el manejo de la información, ya que ésta es la columna vertebral de las empresas.

La manipulación de los procesos archivísticos es una responsabilidad de suma importancia para la empresa, por lo que realizarla correctamente garantizará una ejecución segura y eficaz.

 

Beneficios de la asesoría en los procesos de gestión documental:


Hay que entender que el manejo de documentos e información, hace que las empresas pongan a disposición de un tercero los archivos de importancia, los cuales vinculan información financiera, de procesos, correspondencia, información de clientes, proveedores y demás que se encuentran involucrados en la empresa.

1. Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental:

Ni todas las empresas tienen las mismas necesidades, ni todos los documentos exigen el mismo tratamiento. Por ello la revisión personalizada de las empresas y la creación de estrategias unificadas permite la aplicación de puntos que ayuden al mejoramiento de cada organización.

Pongamos como ejemplo una situación médica. Puede que dos enfermos sufran el mismo mal, no por ello el tratamiento va a responder de la misma manera en cada uno. Hay que tener en cuenta el tiempo que llevan con la afectación física, la edad y demás características, antes de emitir un juicio fiel y así mismo una solución verdadera. Así funciona el diseño del sistema de gestión. Se analiza de manera independiente cada caso.

2. Organización:

El centro de la gestión documental y su principal fin es el categorizar de manera detallada los documentos. Es por esto que la importancia de la revisión y el análisis de cada uno delimitan su destino, su cambio de formato o su archivo. Esto agiliza los procesos y le da la oportunidad a la empresa de maximizar su eficiencia.

3. Simplifica tareas:

Con la automatización de los procesos documentales se abre paso a una manera práctica de crear, archivar y buscar la información. Lo que reduce tiempo y otros costos de importancia en la empresa.

4. Ahorro:

Invertir en sistemas de gestión documental ofrece al cliente la capacidad de ahorrar en varios aspectos, entre ellos el tiempo, el espacio y costes de papelería. Ya que se categoriza la información, se destruye la que haya perdido vigencia, se digitaliza la importante, se archiva la necesaria y se crean matrices de revisión de ubicación de la información.

Por lo tanto, la asesoría integral permite e incentiva el conocimiento de las ventajas, los pros y contras y lo necesario para ejecutar un sistema de gestión documental. Transmite el conocimiento al cliente y a los usuarios, para que el proceso se destaque por la uniformidad y por la unificación de administración.

Hay que tener en cuenta que este proceso no solo depende del correcto trabajo de la empresa prestadora del servicio, es un trabajo en doble vía, donde ejecutantes y clientes ayudan y confluyen en el éxito de las tareas propias de la administración de documentos.