En ARCHIBOX, La custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización de información.

1. Mayor seguridad y confidencialidad:

El proceso de custodia se centra en el mejoramiento de aspectos importantes en cuanto al uso y disposición de la información. Por lo que la base del servicio es el garantizar la conservación y la seguridad de todos los documentos, ya sean por medio magnético o físico en los repositorios.

Orden y conservación como garantía de seguridad.

2. Facilidad en los procesos de auditoria:

Toda empresa se debe someter a la realización de auditorias internas o externas, a fin de aumentar los puntos de control de calidad para llevar a la empresa a un camino de mejora continua.

La custodia de documentos realizada de manera correcta permite ese tipo de gestión, ya que le provee al cliente el control total de la información en orden de relevancia y dependiendo el tipo y la oportunidad de acceder a las matrices de contenido en las que, por medio de un software especializado, se conocen las propiedades y la ubicación de los documentos.

Facilidad de identificación de documentos, mayor control para su revisión.

3. Procesos administrativos rápidos y eficientes:

Revisiones computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información que ha perdido vigencia. Todo ello contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes y con mejores resultados.

El orden y la categorización de los documentos van de la mano con la eficacia y la evolución.

 

Ventajas de la custodia de documentos:

El manejo adecuado de la información genera beneficios que se ven al instante en cada empresa.

Los más destacables son:

  • Eliminación de costos de ubicación recuperación y re archivo
  • Reducción de espacio de almacenamiento.
  • Mayor seguridad.
  • Optimización de tiempos y recursos.
  • Control del crecimiento de la documentación.
  • Reducción del uso de papelería (generando un impacto económico y ambiental positivo).