En ARCHIBOX, la gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.

En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:

El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

En sí, la gestión documental permite:

  • Revisión de información.
  • Ahorro y eficiencia.
  • Categorización de archivos.
  • Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
  • Almacenamiento ordenado.
  • Custodia de documentos.

De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.

Beneficios:

  • Mejora la gestión de la información.
  • Automatiza los procesos.
  • Reduce costos, tiempo y espacio.

Como ya se ha visto, el proceso de gestión documental permite el correcto manejo de los archivos físicos y electrónicos; esto se ve reflejado en la optimización de los procesos y a su vez en varios aspectos que influyen en la mejora continua, entre ellos:

1.Reducción de costos:

La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, gracias a la correcta categorización de los archivos y a la automatización de las tareas manuales.

2.Aumento de la eficacia:

La automatización de los procesos lleva a una fácil administración, migración y conversión de las bases de datos. Ahorrando tiempo en la búsqueda o recuperación de los documentos. No solo ofrece un acceso total a la información, también permite una óptima regulación.

3.Aumento de la productividad:

Una buena conservación de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a compartir la información de manera rápida y detallada. Esto contribuye a que las consultas que se generen alcancen niveles óptimos de ahorro.

4.Uso eficiente de los recursos:

Con la aplicación de un sistema de gestión documental se reduce en un 50% los costos de copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones y demás elementos relacionados a dicho procesos.

El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad económica de la empresa y minimiza el impacto ambiental de la empresa.

5.Liberar espacio:

La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de eficiencia. Uno de ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y no todo se almacena igual.

 6.Fácil ubicación:

Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda eficaz y pronta de la información.

 7.Administración de archivos:

La administración adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.

8.Inmediatez:

Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la consolidación del trabajo colaborativo.

9.Seguridad en la información:

La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos.

10.Preservación a través del tiempo:

La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos electrónicos, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación sea óptima.

Por lo tanto, la administración y el uso de la gestión documental pueden proporcionarle a usted y a su empresa la oportunidad de establecer procesos de automatización y optimización que contribuyen al mejoramiento continuo y centralizado del manejo de la información y los archivos de valor. Esto con el fin de alcanzar logros basados en la eficacia y en la eficiencia.